อย่างไรก็ตาม การกำหนดระยะเวลาของการเปลี่ยนถ่ายน้ำมันถือเป็นแนวทางปฏิบัติในระดับหนึ่ง ทั้งนี้ปัจจัยสำคัญในการตัดสินใจที่จะเปลี่ยนถ่ายน้ำมันยังจำเป็นต้องอาศัยไหวพริบและประสบการณ์เป็นหลัก
คุณสมบัติทางกายภาพของน้ำมันหล่อลื่นอาจเปลี่ยนแปลงได้ด้วยสาเหตุหลายประการ ทำให้ยากต่อการกำหนดช่วงเวลาในการเปลี่ยนถ่ายน้ำมันที่ตายตัว ไม่ว่าจะเป็นการเกิดปฏิกิริยาออกซิเดชั่น ปฏิกิริยาไฮโดรไลซิส หรือการปนเปื้อน สามารถส่งผลต่อการเพิ่มขึ้นของค่าความเป็นกรดในน้ำมัน โดยระดับของค่าที่ยอมรับได้ขึ้นอยู่กับประเภทของการนำไปใช้งานในเครื่องจักรหรืออุปกรณ์ใดๆ
วิธีที่น่าเชื่อถือที่สุดในการพิจารณาว่าควรเปลี่ยนถ่ายน้ำมันเครื่องหรือไม่ คือการนำตัวอย่างน้ำมันไปทดสอบอย่างเป็นประจำ โดยมุ่งเป้าไปที่แนวโน้มการเปลี่ยนแปลงสภาพของน้ำมันตามลักษณะการใช้งาน อย่างไรก็ตามในบางกรณีค่าใช้จ่ายในการทดสอบน้ำมันเป็นประจำ อาจมีมูลค่าสูงกว่าเมื่อเทียบกับมูลค่าของน้ำมัน ณ จุดใช้งานที่มีปริมาณน้ำมันไม่มากนัก
หากการทดสอบเป็นประจำมีค่าใช้จ่ายสูงเกินไป การตัดสินใจว่าจะเปลี่ยนถ่ายน้ำมันหรือไม่ สามารถทำได้โดยอ้างอิงจากผลการทดสอบน้ำมันเพียงครั้งเดียว
หากการตัดสินใจที่ต้องอ้างอิงจากผลการทดสอบน้ำมันเพียงตัวอย่างเดียวเท่านั้น สิ่งสำคัญในการประเมินสภาพของน้ำมันโดยคำนึงถึงองค์ประกอบโดยรวมนั้นมีความสำคัญมากกว่าการเจาะจงเฉพาะในบางพารามิเตอร์มาพิจารณา และหากผลการทดสอบเป็นลบ แนะนำให้ทำการวิเคราะห์หาสาเหตุความเป็นไปได้ของปัญหาและผลกระทบในด้านลบที่จะเกิดขึ้น
ลักษณะที่ปรากฎและกลิ่นของน้ำมันเป็นเกณฑ์สองข้อแรกที่ควรนำมาพิจารณา ไม่เพียงแต่บ่งบอกถึงสภาพน้ำมันเท่านั้น แต่ยังสามารถบอกเป็นนัยยะถึงประเภทของการทดสอบที่สมควรจะดำเนินการอีกด้วย ลักษณะที่ปรากฎ กลิ่น ความหนืด ความเป็นกรด ปริมาณน้ำในน้ำมัน และระดับของการปนเปื้อน เป็นเกณฑ์ที่สำคัญที่สุดในการพิจารณาสภาพของน้ำมัน ในหลายกรณี ไม่จำเป็นต้องทำการทดสอบทุกประเภท ประเภทของการทดสอบขึ้นอยู่กับประเภทของน้ำมันและลักษณะโดยรวม
โดยเอกสารชุดนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อแนะนำการเลือกประเภทการทดสอบน้ำมันและการตีความผลของการทดสอบอย่างถูกต้อง
