Digitale Lösungen nutzen Kunden und Umwelt

Von A wie Angebotsanfrage bis Z wie Zustellung einer Gutschrift – alle maßgeblichen Prozesse der Auftragsbearbeitung sind bei Klüber Lubrication Deutschland inzwischen digitalisiert. Schnellere interne Prozesse sollen vor allem den Kunden nutzen. Weil aber auch viel weniger Papier in Umlauf gerät, profitiert außerdem die Umwelt.

Seit mehreren Jahren treibt das Customer Service Center – seit 1. März Customer Service & Support – die Digitalisierung voran. Dabei hat das Team ständig den Nutzen für die Kunden im Blick. Über die EDI (Electronic Data Interchange)-Schnittstelle können diese Daten sekundenschnell an Klüber Lubrication übermitteln. Der Online-Shop macht es ihnen möglich, ad hoc Produkte zu bestellen und sich außerdem Sicherheitsdatenblätter oder Produktinformationen schnell und einfach herunterzuladen.

Im vergangenen Jahr haben die Mitarbeiter im Customer Service & Support von Klüber Lubrication einen weiteren Prozessschritt in der Auftragsbearbeitung digitalisiert. Das Abnahmeprüfzeugnis (APZ) geht den Kunden nun automatisch zu – per E-Mail oder über den Postweg. Die Digitalisierung hat dazu geführt, dass der Bereich Customer Service & Support die Kundenanforderungen bereits im ersten Lockdown vom Homeoffice aus erfüllen konnte.

„Vielen Kunden ist es wichtig, das Abnahmeprüfzeugnis möglichst frühzeitig zu erhalten, damit es bei Wareneingang bereits in ihren Systemen verfügbar ist“, sagt Michael Rehmke, Leiter Customer Service & Support bei Klüber Lubrication Deutschland. „Außerdem legen immer mehr Kunden Wert darauf, von uns digitale Dokumente zu erhalten, da sie ihre eigenen Prozesse und Dokumentationen ebenfalls digitalisieren.“ 

Auch der Umweltschutz war ein wichtiges Argument für das jüngste Digitalisierungsprojekt im Customer Service & Support. „Klüber Lubrication, aber auch unseren Kunden wird es immer wichtiger, den Papierverbrauch zu senken“, sagt Monika Berger, Stellvertretende Leiterin Customer Service & Support. Durch die Digitalisierung der APZ und der Rechnungen benötigt Klüber Lubrication jährlich 100.000 Blatt Papier weniger. Das entspricht etwa 500 Kilogramm CO2. In diese Zahl sind der geringere Strom- und Tonerbedarf für die Drucker und die vermiedene Zustellung per Postfahrzeug nicht einmal eingerechnet.

Rehmke und Berger stellen aber klar: Der individuelle Kundenwunsch hat weiterhin Priorität. Wenn Kunden eine Rechnung, ein Abnahmeprüfzeugnis oder eine Gutschrift weiterhin als Ausdruck benötigen, geht das Dokument auf dem klassischen Postweg raus.

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